Tata Kelola Teknologi Informasi.

Apa itu teknologi informasi?

Teknologi informasi merupakan gabungan atau perpaduan dari teknologi, informasi dan komunikasi. Sehingga menghasilkan dua pengertian yang terdiri dari teknologi informasi dan teknologi komunikasi.

Teknologi berasal dari kata technologia (bahasa Yunani) techno artinya ‘keahlian’ dan logia artinya ‘pengetahuan’. Istilah teknologi pertama kali muncul dalam bahasa Inggris pada abad ke-17. Di mana waktu itu dipakai untuk maksud diskusi tentang seni terapan saja. Tapi lambat laun, seni menjadi obyek penunjukan.

Pada abad ke-20, istilah tersebut berkembang pesat dan mencakup berbagai cara, proses, dan ide selain mengenai perkakas dan mesin. Pada abad pertengahan teknologi didefinisikan dengan frasa seperti cara atau aktivitas yang digunakaan manusia untuk mengubah atau memanipulasi lingkungan.

Jadi, teknologi merupakan hasil pola pikir manusia yang mengembangkan sebuah tata cara atau suatu sistem tertentu dab menggunakannya untuk menyelesaikan persoalan masalah hidupnya.

Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa Perancis informacion yang memiliki arti konsep, ide, atau garis besar. Informasi sendiri merupakan kata benda yang berarti aktivitas dalam pengetahuan yang dikomunikasikan.

Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang dikelola menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi penerimanya. Biasanya, informasi akan diproses terlebih dahulu agar penerima mudah memahami informasi yang diberikan. Sederhananya, informasi sudah diolah menjadi bentuk yang bernilai atau bermakna. Sedangkan komunikasi yang berasal dari Bahasa latin communicare yang bermakna berbagi, atau menyampaikan berita, pesan, informasi dan perasaan kepada orang lain.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengertian teknologi informasi adalah tata cara atau system yang digunakan oleh manusia untuk menyampaikan pesan atau informasi. Teknologi informasi juga merupakan sesuatu yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. Sedangkan teknogi komunikasi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses atau mentransfer data dari perangkat satu ke yang lainnya.

Menurut para ahli teknologi informasi merupakan:

1. Haag dan Keen (1996) teknologi informasi merupakan seperangkat alat yang membantu and bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi

2. Martin (1999) teknologi informasi adalah teknologi yang tidak hanya pada teknologi computer (perangkat keras maupun perangkat lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim atau menyebar luaskan informasi.

3. Williams dan Sawyer (2003) teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan teknologi komputasi (computer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.

4. Oxford English Dictionary (OED) teknologi informasi adalah hardware dan software dan bisa termasuk didalam jaringan dan telekomunikasi yang biasanya dalam konteks bisnis atau usaha.

Penerapan Teknologi Informasi dalam Peningkatkan Efektivitas, Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan

Teknologi informasi terdiri dari berbagai jenis teknologi. Teknologi yang digunakan pada sistem informasi teknologi adalah teknologi komputer, teknologi komunikasi, dan teknologi apapun yang memberikan nilai tambah bagi organisasi (Jogiyanto,2009:7).

Beberapa alasan penggunaan teknologi informasi, antara lain :

1. Secara signifikan meningkatkan pilihan- pilihan yang tersedia bagi perusahaan dan memegang peranan penting dalam implementasi yang efektif terhadap kinerja perusahaan.
2. Mempengaruhi proses pengembangan strategi pemasaran karena teknologi informasi memberikan lebih banyak informasi ke manajer melalui pemakaian sistem pengambilan keputusan (Decision Support System atau DSS).
3. Teknologi informasi memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai bagian yang berbeda dalam organisasi dan menyediakan banyak informasi ke manajer. Sebagai contoh, Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System Atau EIS) mempengaruhi aliran informasi secara vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen akan memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajer menengah. Jaringan telekomunikasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan devisi yang berbeda.
4. Teknologi informasi juga mempengaruhi antara organisasi dengan lingkungan seperti pelanggan dan pemasok. Sistem antara organisasi yang dilengkapi dengan pertukaran data menciptakan hubungan yang lebih dekat antara organisasi dan pemasok, memfasilitasi manajemen persediaan yang lebih efisien dan memungkinkan pendekatan tepat waktu dalam pemesanan kembali.
5. Membantu dalam menghasilkan inovasi produk. Teknologi Informasi dapat membantu dalam mendesain produk hingga proses produksi menjadi lebih efektif dan efisien.

Tujuan penerapan teknologi bagi perusahaan adalah untuk mendapatkan rantai nilai dari teknologi informasi yang bermanfaat dalam semua aspek bisnis yang berorientasi kepada peningkatan efektivitas, efisiensi dan produktivitas karyawan dan perusahaan untuk mendapatkan margin yang telah ditargetkan dengan resiko dan biaya yang seminimal mungkin.

Berdasarkan hasil peneltian Yeung dan Brockbank (1994) terhadap 160 eksekutif perusahaan besar California menunjukkan terdapat tiga faktor utama yang mendorong dilakukan reengineering yakni: pengurangan biaya, peningkatan mutu pelayanan yang lebih baik dan perubahan budaya perusahaan. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa faktor pengurangan biaya merupakan urutan pertama yakni 78% dari jawaban responden, urutan kedua untuk meningkatkan kualitas pelayanan (76%) sedangkan urutan ke tiga (70%) merubah budaya perusahaan yang bertujuan mengurangi birokrasi dan memberdayakan perusahaan. Dengan reengineering SDM diharapkan setelah layanan sdm yang penting dan rutin terarah serta terstandarisasi dengan menggunakan teknologi informasi, maka fungsi-fungsi sdm dapat dibebaskan dari standar dan arah tersebut guna lebih memfokuskan pada aktivitas-aktivitas sdm yang bernilai tambah tinggi (Rachmawati, 2004:28–29).

Penggunaan teknologi informasi dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan teknologi informasi harus dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan teknologi informasi mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan teknologi informasi dibutuhkan orang yang handal, agar perusahaan dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu :

1. Fungsi operasional, akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap firm infrastructure.

1. Fungsi Monitoring dan kontrol mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
2. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.
3. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
4. Fungsi Interoganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan knowledge

Tujuan usaha yang dinyatakan oleh Porter, yaitu efektivitas operasional dan strategi positioning yang lebih lanjut dihubungkan dengan penerapan teknologi informasi, Jika perusahaan berfokus pada strategi operasi, maka dengan penerapan teknologi informasi, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi dengan : (Talon : 1999).

1. mengurangi biaya operasi
2. meningkatkan kualitas produk
3. mempercepat produksi
4. meningkatkan efektivitas perusahaan secara umum

Oleh karena itu, dalam usaha meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas perusahaan, penerapan dibidang teknologi informasi menuntut para manajer untuk memikirkan dan mengambil langkah-langkah untuk dapat memanfaatkan sumber daya manusia dengan memberikan kepada karyawan keterampilan baru melalu pelatihan.

Tata kelola teknologi informasi (Bahasa Inggris: IT governance) adalah suatu cabang dari tata kelola perusahaan yang terfokus pada sistem teknologi informasi (TI) serta manajemen kinerja dan risikonya. Meningkatnya minat pada tata kelola TI sebagian besar muncul karena adanya prakarsa kepatuhan (seperti Sarbanes-Oxley di Amerika Serikat dan Basel II di Eropa) serta semakin diakuinya kemudahan proyek TI untuk lepas kendali yang dapat berakibat besar terhadap kinerja suatu organisasi.

Tema utama diskusi tata kelola TI adalah bahwa teknologi informasi tidak bisa lagi menjadi suatu kotak hitam. Secara tradisional, penanganan pengambilan keputusan kunci di bidang teknologi informasi diberikan kepada para profesional TI karena keterbatasan pengalaman teknis eksekutif lain di tingkatan direksi perusahaan serta karena kompleksitas sistem TI itu sendiri. Tata kelola TI membangun suatu sistem yang semua pemangku kepentingannya, termasuk direksi dan komisaris serta pengguna internal dan bagian terkait seperti keuangan, dapat memberikan masukan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Hal ini mencegah satu pihak tertentu, biasanya TI, disalahkan untuk suatukeputusan yang salah. Hal ini juga mencegah munculnya keluhan dari pengguna di belakang hari mengenai sistem yang tak memberikan hasil atau kinerja sesuai yang diharapkan.

Menurut Gartner, tata kelola TI (ITG) didefinisikan sebagai proses yang memastikan penggunaan TI yang efektif dan efisien dalam memungkinkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Tata kelola permintaan TI (ITDG — apa yang harus dikerjakan TI) adalah proses yang digunakan organisasi untuk memastikan evaluasi, seleksi, penentuan prioritas, dan pendanaan investasi TI yang bersaing secara efektif; awasi implementasi mereka; dan mengekstrak (terukur) manfaat bisnis. ITDG adalah proses pengambilan keputusan dan pengawasan investasi bisnis, dan merupakan tanggung jawab manajemen bisnis. Tata kelola sisi penawaran TI (ITSG — bagaimana TI harus melakukan apa yang dilakukannya) berkaitan dengan memastikan bahwa organisasi TI beroperasi dengan cara yang efektif, efisien dan patuh, dan terutama merupakan tanggung jawab CIO.

Disiplin tata kelola teknologi informasi pertama kali muncul pada tahun 1993 sebagai turunan dari tata kelola perusahaan dan terutama berkaitan dengan hubungan antara tujuan strategis organisasi, tujuan bisnis, dan manajemen TI dalam suatu organisasi. Ini menyoroti pentingnya penciptaan nilai dan pertanggungjawaban untuk penggunaan informasi dan teknologi terkait dan menetapkan tanggung jawab badan pengatur, daripada kepala petugas informasi atau manajemen bisnis. Tujuan utama tata kelola informasi dan teknologi adalah

1. memastikan bahwa penggunaan informasi dan teknologi menghasilkan nilai bisnis,
2. mengawasi kinerja manajemen dan
3. mengurangi risiko yang terkait dengan penggunaan informasi dan teknologi.

Manfaat utama penerapan model tata kelola TI meliputi:

• Penyelarasan strategis, yang menghasilkan peningkatan kepuasan mitra bisnis
• Peningkatan nilai pengiriman, didorong oleh peningkatan prioritas proyek, yang mengarah pada pengurangan TI anggaran
• Peningkatan kinerja dan manajemen sumber daya, menurunkan total biaya kepemilikan TI
• Kualitas output TI yang lebih baik, menghasilkan pengurangan masalah pengendalian TI

10519020-Retta Syafira

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

referensi :

teknologi informasi dan komunikasi 1

teknologi informasi aplikasi dan penerapannya

Pengertian Informasi beserta Jenis dan Fungsinya, Perlu Diketahui Halaman 2 | merdeka.com

Kupas Tuntas Tata Kelola IT (IT Governance) - ITGID | IT Governance Indonesia